Mitarbeiterbefragungen – häufig gestellte Fragen

Welche Schritte sind zur Durchführung einer MAB erforderlich?

1. Vorbereitungsphase: Klärung der zugrundeliegenden Fragestellung, Planung und Einleitung der Vorbereitung (Fragebogenentwicklung, Kommunikation, Organisation und Logistik)
2. Erhebungsphase: Datenerhebung und unterstützende Maßnahmen zur Sicherstellung einer hohen und konstruktiven Beteiligung
3. Verwertungsphase: Datenaufbereitung und Datenauswertung, Ergebnispräsentationen, nachlaufende Prozesse (z. B. Maßnahmen/Reaktionen, nachbereitender Arbeitskreis)

Wer wird an der Planung und Durchführung einer MAB beteiligt?

Im Interesse einer reibungslosen Durchführung sollten von der Geschäftsleitung alle Interessensgruppen eines Unternehmens in die Begleitprozesse mit einbezogen werden:

Personalrat und Betriebsrat
Vertreter von Interessensgruppen (z. B. Gewerkschaftsvertreter, Gleichstellungsbeauftragte)
Abteilungs- und Teamleiter

Die Beteiligung kann auf viele Arten erfolgen, z. B. durch das Einreichen von Vorschlägen für die Datenerhebung (was soll untersucht werden) bis zur Entsendung eines Vertreters in einen internen Arbeitskreis, der die Befragung plant und steuert.

Können wir selbst eine MAB durchführen?

In der Regel wird davon abgeraten, eine MAB ohne externe Unterstützung durchzuführen. Hauptgrund ist – neben der Expertise eines einschlägigen Dienstleisters – das eindeutige Bekenntnis der Geschäftsleitung zu einer anonymen Datenerfassung und Datenverarbeitung durch eine neutrale Instanz.
Meist ist die von den Mitarbeitern empfundene Wahrung der Anonymität deutlich größer, wenn dieser sensible Teil der Befragung außer Haus durchgeführt wird.
Wenn ein zu großer Teil der Mitarbeiter die Einhaltung des Datenschutzes bezweifelt, wird die Qualität der Befragungsdaten gefährdet.
Mangelndes Vertrauen in der Mitarbeiterschaft kann zu folgenden Problemen führen:

eine geringe Teilnahmequote
ein hoher Anteil fehlender Nennungen bei persönlichen Angaben (Geschlecht, Abteilung, Position)
Gefälligkeitsantworten oder – im Gegenteil – ein destruktives Antwortverhalten (von Person zu Person verschieden)
geringe Akzeptanz der Ergebnisse
geringe Akzeptanz der Folgemaßnahmen

Das Hinzuziehen eines externen Dienstleisters bringt zudem auch den „Blick von außen“ auf den Betrieb mit in die Befragung ein. Dadurch können kritische Aspekte oft besser erkannt werden.

Welches ist die beste Erhebungsmethode für eine MAB?

MABs werden meist mit Papierfragebögen (PAPI = Paper And Pencil Interview) oder online durchgeführt, es gibt aber auch andere Befragungsformen. Kriterien für die Methodenwahl sind:

Untersuchungsinteresse (z. B.: spezielle Fragestellung oder allgemeine MAB?)
Struktur des Unternehmens, Branche, Zusammensetzung der Mitarbeiterschaft (z. B.: hat jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC?)
Kosten und Umsetzbarkeit
Wichtig ist, dass keine Mitarbeitergruppe systematisch von der Teilnahme ausgeschlossen wird (z. B. bei einer Online-Befragung: Mitarbeiter ohne PC-Zugang bzw. mit geringen PC-Kenntnissen)

Ab wie vielen Mitarbeitern ist die Durchführung einer MAB sinnvoll?

Hierfür gib es keine fest definierte Untergrenze. Auch bei kleineren Betrieben kann eine MAB sinnvoll sein, ggf. ist hier aber der Einsatz von qualitativen Methoden besser geeignet als eine standardisierte Befragung. In jedem Fall muss bei der Durchführung und Auswertung der Befragung die Anonymität der Befragungsteilnehmer gewährleistet sein, was bei kleinen Gruppen schwieriger ist. Dies ist aber kein spezielles Problem kleinerer Belegschaften, sondern betrifft auch Abteilungen und Unterabteilungen von größeren Unternehmen.

Gibt es eine Mindestgröße für Untergruppen/Auswertungseinheiten?

Besteht eine Auswertungseinheit nur aus 2 Personen, dann kann die Antwort der einen Person unmittelbar hergeleitet werden, wenn die Antwort der anderen Person bekannt ist. Bei 3 Personen müssen die Antworten von 2 Personen bekannt sein, um die Antwort der dritten Person ermitteln zu können.
Zur Sicherstellung der Anonymität sollte keine Auswertungseinheit weniger als 5 Personen enthalten; zur Sicherstellung stabiler Ergebnisse sollten die Auswertungseinheiten mindestens 10 Personen umfassen, am besten mindestens 20 Personen. Komplexe Analyseverfahren erfordern in der Regel größere Fallzahlen.
Eine Aufschlüsselung kleiner Gruppen nach demographischen Variablen (z. B. Dauer Betriebszugehörigkeit, Alter, Geschlecht) verbietet sich natürlich, wenn die daraus hervorgehenden Untergruppen wiederum die Mindestgrößen unterschreiten.

Wann ist es sinnvoll, eine MAB durchzuführen?

Die Durchführung einer MAB kann durch verschiedene Überlegungen motiviert sein, zum Beispiel:

Allgemeine MAB als Stimmungsbarometer: Zufriedenere Mitarbeiter sind in der Regel produktiver; eine regelmäßige Durchführung (z. B. alle 2 Jahre) ist ein begleitendes Instrument der Produktivitätssicherung
Spezielle Befragungen zur Einbeziehung der Belegschaft vor wichtigen Entscheidungen (Einbindungsmanagement)
Themenzentrierte Befragungen bei speziellen Problemlagen, z. B. einer hohen Arbeitsunfähigkeitsquote

Gibt es einen Standardfragebogen für eine MAB?

In Mitarbeiterbefragungen kommen oft gleichartige Fragenkataloge zum Einsatz, etwa zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter oder etwaigen Wechselabsichten. Zudem gibt es experimentell getestet Fragebogenmodule zu verschiedenen Themenbereichen wie der Identifikation mit dem Arbeitgeber. Einen Standardfragebogen an sich gibt es nicht; ein Fragebogen sollte an die Besonderheiten des Betriebes und der jeweiligen konkreten Situation angepasst werden.

Welche Antwortskalen sind für einen Fragebogen sinnvoll?

Auch hier gibt es keine allgemeingültige Aussage. Die Antwortskalen sollten immer zu den gestellten Fragen passend gestaltet sein. Für die Wahl der Antwortskalen kann es auch eine Rolle spielen, ob die Ergebnisse der eigenen Befragung mit denen einer anderen Befragung verglichen werden sollen. Hier sollten dann die Fragen und Antwortskalen zwischen den beiden Befragungen möglichst nicht abweichen. Zu Antwortskalen und der daraus folgenden Ergebnisdarstellung gibt es umfangreiche Literatur mit teilweise unterschiedlichen Schlussfolgerungen, z. B. für folgende Aspekte:

die „beste“ Zahl von Antwortkategorien (4, 5, 6 oder 7?)
die Benennung der Antwortkategorien
sind Zusatzkategorien für Nicht-Bewertungen sinnvoll?
sind zusätzliche Wichtigkeitsabfragen sinnvoll?
die „beste“ Anordnung der einzelnen Fragen/Items

Sagen die Antworten auf eine MAB überhaupt etwas aus?

Eine Befragung ist natürlich keine direkte und objektive Messung der Meinungen, Einstellungen und Wünsche der Mitarbeiter und bringt Probleme mit sich. Da aber auch die wissenschaftliche Forschung grundsätzlich auf diese Art der Datengewinnung angewiesen ist, ist die Befragung als Methode seit Jahrzehnten selbst Gegenstand intensiver Forschung. Probleme und Wirkungen von Befragungen wurden und werden systematisch beschrieben, diskutiert und untersucht und sind bis zu einem gewissen Grad kontrollierbar.
Kritiker im Unternehmen haben als Alternative meist wenig zur Hand: Ihr persönlicher Eindruck, oft ergänzt durch den persönlichen Eindruck einiger weniger weiterer Personen. Die Ergebnisse einer Befragung sind dem gegenüber in jedem Fall ein Mehrwert.

Was kostet eine MAB?

Die Kosten für eine MAB hängen von folgenden Punkten ab:

Befragungs-/Erhebungsmethode: Am günstigsten sind standardisierte Online-Befragungen
Betriebsstruktur: Gibt es nur einen Standort oder viele Betriebsteile bzw. Zweigbetriebe?
Umfang der Befragung (Belegschaftsgröße)
Maßnahmen zur Teilnahmemotivation
Leistungen in der Verwertungsphase, z. B. Anzahl und Umfang der Ergebnispräsentationen

Einfache Mitarbeiterbefragungen in kleinen Betrieben können bereits im Bereich von 10.000 € realisiert werden, je nach Größe des Betriebes können die Kosten jedoch auch deutlich höher ausfallen. In mittleren Betrieben liegen die Kosten in der Regel zwischen 20.000 € und 50.000 €.